Encuentre aquí consejos para que ordene sus facturas de ATV de forma simple y con plantillas incluidas.
Si es emprendedor, profesional independiente, una marca o negocio pequeño, en Costa Rica, estos tips son para usted.
Primero, si desea inscribirse en el Ministerio de Hacienda, lea antes: Cómo inscribirse en ATV.
En caso de ser nueva/o en el uso del facturador, vaya a la mega guía de Factura Electrónica en Costa Rica.
Ahora, suponiendo que ya sabe de ATV, voy a brindarle algunas sugerencias, según mi experiencia, para facilitar su orden.
Empiece por contar una cuenta en Google Drive (o un servicio semejante), con el fin de tener acceso en línea a su información.
Tan solo debe crear una cuenta de Gmail y lo tendrá.
Si ya la tiene, solo cree una carpeta nueva.
Guarde y ordene sus facturas de ATV en Drive
- Cree una carpeta con el nombre de Hacienda (ATV o Tributación, como guste).
- Coloque dentro, el archivo de la Tarjeta Inteligente Virtual (TIV) para el acceso a ATV.
- Cree una hoja de documento en Docs o cárguela de Word o Pages y nómbrela Datos para Facturar o algo similar.
- Pegue en esa hoja su usuario y contraseña de producción para el facturador de Hacienda (esos datos que el sistema le dio y que necesita para facturar y aceptar los xml).
- Copie su clave de 4 dígitos, si fuera necesario recordarla.
- Si emite en dólares o requiere estar consultando el tipo de cambio, al preparar sus facturas, pegue también el enlace al Tipo de cambio BCCR.
- Escriba los datos de uso regular al facturar, como números de cédula de sus clientes, emails y descripción de las líneas frecuentes.
- En caso de usar un pequeño catálogo de cuentas o códigos de uso interno para sus facturas, escríbalos también.
- Anote los códigos CAByS de su uso.
- Haga subcarpetas para sus Facturas emitidas (por año fiscal) y archivos XML.
Le sugiero que guarde su contraseña de acceso en un lugar seguro, para evitar que extraños tengan acceso a sus datos.
Así como el uso de seguridad de 2 pasos en su cuenta de Google, de forma que pueda usar su teléfono móvil en caso de requerir ayuda para ingresar.
Al final tendrá la carpeta de Hacienda con la TIV y la hoja de Datos para Facturar, así como las subcarpetas de Facturas y XML.
Plantilla Datos para Facturar
- Adquiera ya mi Plantilla de Datos para Facturar por US$9.99 vía PayPal (o contácteme si desea otra forma de pago).
- Una vez realizada la compra, será redirigido automáticamente al acceso del documento.
- La plantilla cuenta con todos los aspectos mencionados anteriormente.
- Para editar el documento puede descargarlo o crear una copia en su propio Drive.
- Recibe factura electrónica por su compra.
Ordene sus facturas de ATV en Excel
Otra sugerencia, es usar hojas de cálculo para sus consecutivos de facturas: proforma, emitidas y aceptadas.
La factura proforma se usa para solicitar el pago de sus servicios o productos.
Esto para un mayor orden en sus registros de ingresos y gastos, así como más facilidad en su cierre fiscal.
Puede llevar un simple listado a mano, en una libreta, sin embargo excel nos facilita mucho el uso de números.
Puede crear un archivo de hoja de cálculo (o usar Excel o Sheets), dentro de su carpeta de Drive.
Use un solo archivo con varias hojas o un archivo para cada cosa, según prefiera.
Haga uso de las fórmulas de sumatoria automática, para crear una columna de numeración desde 1 o el número por el que desee iniciar.
Al final del año fiscal, puede usar fácilmente las sumas para calcular el total de sus ingresos y de sus gastos (aceptados en ATV).
De esta forma será mucho más sencillo preparar sus declaraciones de impuestos.
Plantilla Ingresos y Gastos
- Adquiera ya mi Plantilla IVA con Ingresos y Gastos por US$9.99 vía PayPal ( o contácteme para otras formas de pago).
- La plantilla es excel, con una hoja para registrar sus Ingresos y otra para sus Gastos.
- Con cálculos automáticos del IVA mensual a pagar, tomando en cuenta sus gastos deducibles.
- Los Gastos cuentan con categorías, para que indique fácilmente si son deducibles del IVA o no y qué tipo de gasto es.
- Recibe factura electrónica por su compra.
Al usar ATV
Al ingresar a ATV, acceda su carpeta en Drive.
Ahí podrá ahora tener un rápido acceso a su tarjeta TIV, sin necesidad de imprimirla, perderla o no recordar dónde la dejó la última vez.
Al facturar y aceptar facturas, tiene a mano los datos que requiere con regularidad, con la facilidad de pegar y copiar, según los vaya ocupando.
Al descargar sus archivos de facturas y comprobantes de xml, guárdelos de una vez en su carpeta de Drive y así tendrá una copia por seguridad.
Siga estos consejos y verá que será más fácil que ordene sus facturas de ATV y sus registros de ingresos y gastos.
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