Aceptar una factura (el xml) es parte de la facturación electrónica en Costa Rica, para que sean validadas como gastos ante Tributación Directa.
Es muy sencillo, así que, aprenda a hacerlo por cuenta propia.
Plantilla Registro IVA, Ingresos y Gastos
Adquiera ya mi plantilla en una Hoja de Cálculo, para llevar el registro de sus ingresos y gastos, para persona física con actividad lucrativa.
- Una vez procesado el pago por medio de PayPal, será redirigido al acceso directo del documento. Si desea usar otro método de pago, por favor contácteme.
- En adelante, tendrá acceso al documento actualizado año a año.
- Podrá crear una copia del documento en Drive o descargar en su computadora para editarlo.
- Dispone de fórmulas automáticas para calcular el pago de su IVA mensual.
- Recibirá factura electrónica, válida en el Ministerio de Hacienda.
Ingresar a ATV
Ingrese al sitio web de la Administración Tributaria Virtual o ATV.
Introduzca su número de identificación (su cédula) y contraseña, luego haga clic en Ingresar.
Confirme su Tarjeta Inteligente Virtual o TIV, rellenando la información de los 3 campos que le solicitan.
Presione la tecla Enter o dé clic en Continuar.
Elija el Tipo de Perfil, según sea su caso.
Obligado Tributario si es para usted mismo o Usuario Autorizado cuando lo hace para alguien más (que le ha autorizado previamente).
Seleccione el usuario correspondiente, en el ícono verde del perfil a usar.
Aceptar factura: Confirmar XML
Vaya a la barra superior del menú, presione la pestaña Comprobantes Electrónicos.
Al desplegarse, elija en Herramienta Gratuita la opción de Confirmar XML.
Verá la pantalla de Carga de XML para Confirmar Documento Electrónico.
Debe seleccionar el archivo que va a presentar (previamente descargado en su computadora).
Para lo cual, haga clic en el botón Examinar (o Choose File). Se abrirá la ventana de búsqueda.
Ubique el archivo y selecciónelo, luego presione Abrir (o Choose) y Cargar Documento.
Debe ver la notificación que indica que se cargó el archivo de forma correcta y dar clic en Aceptar.
Entonces, puede ver los recuadros grises que se han completado automáticamente, con la información contenida en el xml.
Actividad Económica y Condición del Impuesto
Ahora, elija el Código de la Actividad Económica en el menú desplegable.
En caso de contar con varias actividades, tenga cuidado de seleccionar la correspondiente a la compra que está confirmando.
En la Condición del Impuesto también encuentra varias opciones al dar clic.
Si la compra se relaciona directamente con el giro de su negocio, elija Genera Crédito IVA.
Si es un gasto de su actividad económica pero no está en relación directa, seleccione Gasto Corriente No Genera IVA.
En caso de generar crédito para el IVA, debe escribir el Monto Total del Impuesto a Acreditar y el Monto Total del Gasto Aplicable.
Si aplica la totalidad de la factura, puede copiar y pegar las cantidades en los renglones de color gris.
Recuerde que no darán derecho a crédito fiscal la adquisición de los bienes y servicios como: joyas, alhajas y piedras preciosas, alimentos, bebidas, tabaco, espectáculos y servicios recreativos y servicios de desplazamiento o viajes, la hotelería y la alimentación.
Aceptar Factura
En la línea de Mensaje, presione Seleccione, para desplegar el menú y elija Aceptado.
Puede ver, bajo el cuadro Detalle del Mensaje, el monto que corresponde al Total de la Factura y el Número de Cédula del Receptor (usted).
Ahora, dé clic en Validar Documento, luego en Sí, cuando se le solicite confirmar que desea validarlo.
Aceptar la notificación del documento de confirmación aceptado para firmar.
Observe que el renglón de Número Consecutivo del Receptor (el suyo) se ha generado automáticamente, así como la Clave para Firma.
Ya no es necesario copiar la clave y pegar el código Hash, como se hacía anteriormente, ya que ahora se usa la aplicación Sigmun.
Además de Aceptar un documento, puede Aceptar Parcialmente o Rechazar.
Signum One
Para seguir con el firmado, busque en su computadora el acceso a la aplicación Signum One y dé clic en Continuar.
Asegúrese de tener el ícono de Signum, una pluma de escribir en color azul si usa la Llave Criptográfica (o rojo si usa Firma Digital), activo en su barra del explorador de internet o el dock.
Firmar Documento
Regrese a la página de ATV y presione Firmar Documento.
Se abre una ventana, en la cual debe actuar con rapidez, para usar su Llave Criptográfica.
Es el mismo archivo de Llave y Pin, que usa para emitir sus facturas electrónicas.
Sin embargo, si no sabe bien de qué le hablo, lea primero la entrada de Factura Electrónica Gratuita.
Si está usando el perfil de Usuario Autorizado, debe usar la Llave y Pin del usuario correspondiente.
Regresando a la ventana, dé clic en Archivo para ubicar la Llave Criptográfica.
Luego en Abrir (Open) para seleccionar o dar doble clic sobre el nombre del archivo.
Luego, escriba el PIN de acceso a esa llave y dé clic en Continuar.
Verá la notificación del Certificado de la Firma encontrado, presione Continuar.
Haga clic en Aceptar del anuncio de xml firmado con éxito.
El archivo de la Llave, debe haber sido guardado con anterioridad en su computadora, cuando lo creó.
El PIN corresponde a 4 números que, ya también tuvo que haber creado.
Como ya mencioné, en esta ventana debe actuar con rapidez o verá el mensaje que indica no fue posible conectar.
En cuyo caso, debe volver a presionar Firmar Documento y repetir la búsqueda de la Llave.
Para avanzar con mayor agilidad, sugiero usar la tecla de Enter, en lugar de los botones de abrir, continuar y aceptar.
Usuario y Contraseña
Por último, su Usuario y Contraseña, debe escribirlos (si no aparecen automáticamente).
Estos se refieren a los datos de la Llave Criptográfica de Producción y Generar Contraseña de Producción, en el menú de Comprobantes Electrónicos.
También estos dos deben haber sido creados con anterioridad y si hace uso del facturador gratuito, ya debe tenerlos.
Presione Enviar XML Firmado y luego Aceptar el aviso de envío.
Posteriormente, presione en el botón Descargar PDF, para guardar el archivo del comprobante en su computadora.
¡Y listo! Ha aceptado su primera factura.
Ahora, solo debe repetir el mismo procedimiento con cada factura que reciba el archivo .xml.
Eso sí, que sea correspondiente a los gastos de su negocio o giro de su actividad comercial.
Puede usar el botón de Confirmar un Nuevo XML para aceptar otra factura o Salir en la esquina superior derecha, según le convenga.
¿Debo aceptar todos los comprobantes de mis compras?
El proceso no se ha eliminado, solo se modificó la aceptación.
Según la modificación del Reglamento de Comprobantes Electrónicos para Efectos Tributarios 42810-H, en febrero 2020, la aceptación es facultativa, o sea, opcional, para gastos deducibles relacionados con su actividad comercial.
Esto para facilitar el asunto, en los contribuyentes con grandes cantidades de comprobantes electrónicos.
Cada contribuyente decide si hace el proceso para aceptar las facturas de compras, sin embargo, en caso de rechazarse, debe hacerse, ya que, de lo contrario, se acumulará en la base de datos de Hacienda.
Los comprobantes serán aceptados automáticamente por Hacienda, luego de 8 días hábiles posteriores al mes de la fecha de la factura, a menos que usted indique el rechazo.
Aún quedan algunas obligaciones de aceptar, aceptar parcialmente o rechazar, cuando el comprobante:
- No está directamente relacionado con la actividad comercial.
- Goza de algún beneficio fiscal.
Comprobantes de Compra
¿Qué pasa si hay gastos y compras sin archivos xml?
Este podría ser el caso de los comprobantes del Régimen Simplificado o si se pagan recibos de servicios públicos a nombre de terceros, por ejemplo el arrendaste de la propiedad.
Para incluir en su declaración mensual del IVA costos y gastos sin factura electrónica, se usa la Factura Electrónica de Compra.
Siga el mismo proceso de emitir una factura electrónica pero en el Tipo de Documento elija Factura Electrónica de Compra (FEC).
Es decir, una vez dentro de ATV, vaya a Comprobantes Electrónicos/ Herramienta Gratuita/ Facturar.
En Tipo de Documento, seleccione Factura Electrónica de Compra.
Estas llevan un consecutivo propio, diferente a sus facturas electrónicas.
Si es la primera FEC, el número del consecutivo terminará en 01.
