La factura electrónica en Costa Rica es obligatoria desde 2018 y el uso de CAByS desde 1º de diciembre 2020 (con nueva versión del Catálogo a partir del 1º marzo 2023).
Aquí está, la explicación paso a paso, para generar la factura electrónica gratuita con la herramienta del Ministerio de Hacienda.
Este artículo fue publicado originalmente en 2018 y actualizado por última vez en Nov'2023.
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¿Requisitos para la Factura Electrónica?
Si se es contribuyente o declarante en Hacienda, está obligado a emitir un comprobante de ingresos (una factura) por cada una de sus ventas, ya sean productos o servicios.
Este un comprobante virtual (un archivo), sin importar el tamaño o volumen del negocio.
Antes de emitir su primera factura electrónica, debe realizar 4 pasos previos:
- Inscribirse en ATV (Administración Tributaria Virtual).
- Obtener su Firma Digital o Clave Criptográfica.
- Generar una Contraseña.
- Usar el Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) del Banco Central.
Le explico cada uno, detalladamente, a continuación y luego, cómo elaborar la factura electrónica.
Inscribirse en ATV
Primero lo primero, para emitir sus facturas electrónicas, debe estar registrado como contribuyente en el Ministerio de Hacienda.
📍 Si aún no está inscrito, lea ¿Cómo inscribirse en ATV?
Si ya estaba inscrito y su método de facturación es electrónico, por favor salte al apartado de ¿Firma o Llave?
Indicar Uso de Factura Electrónica
En su declaración de inscripción debe constar que usa el método electrónico. Si no es así, vaya a: Registro Único Tributario > Declaraciones del Registro Único Tributario > Declaración de Modificación de Datos en el Registro Único Tributario.
Dele clic a Llenar Formulario, para indicar el método de facturación.
Método de Facturación
Sus datos ya registrados aparecerán.
Baje hasta el punto XII. Método de Facturación y elija la opción Factura Electrónica (Emisor - Receptor Electrónico).
Luego marque la casilla de check para aceptar las condiciones de la Resolución citada y haga clic en Aceptar.
Debe elegir los Requisitos que se indican, marcando las casillas (a,b,c): Posee conexión a internet, Cuenta con firma electrónica y el Sistema emite los respectivos archivos XML.
En Tipo de Sistema, elija iv. Sistema gratuito del Ministerio de Hacienda.
Ahora, baje hasta el final y dele clic al botón Validar.
Podrá ver que se está "Procesando" y caso de necesitar ingresar otros datos obligatorios, aparecerá una advertencia.
Siendo así, vuelva a revisar el formulario y rellene los datos faltantes que se indiquen como obligatorios, con un asterisco (*) rojo y vuelva a Validar.
Presentación
Una vez procesado, el botón dirá "Presentar", dele clic a Presentar.
Leerá la pregunta "¿Desea presentar la declaración?" Dele clic a Aceptar.
Luego "¿Desea agregar documentos?" Dele clic a No.
Entonces verá un resumen de la Declaración, indicando que fue presentada exitosamente.
Ahí mismo podrá descargar los documentos de Acuse, Detalle y Constancia.
Pulse cada uno de los tres botones de Descargar, para guardar los archivos pdf en su computadora.
¡Listo! Ya ha informado a Hacienda, que hará uso de la factura electrónica.
Ahora siga con el paso para obtener su Llave Criptográfica.
¿Firma o Llave? para Factura Electrónica
El equivalente a su firma impresa en un documento, pero en versión digital, es un mecanismo de seguridad, que debe definir.
Para personas físicas (inscritas con su número de cédula de identidad en Hacienda), está la Firma Digital y la Llave Criptográfica. En el caso de personas jurídicas (empresas) está el Sello Electrónico.
¿Firma Digital o Clave Criptográfica? Usted decide. La firma digital no es gratuita, la clave criptográfica sí.
La firma digital se obtiene al realizar una solicitud en un banco (del sistema bancario nacional regulado por el Banco Central) y la tarifa podría variar de una entidad a otra.
En ese caso, recibirá un token o dispositivo físico con claves, que luego necesitará para firmar en forma digital los comprobantes electrónicos, como la factura electrónica.
La Clave Criptográfica se obtiene en línea en el mismo sitio web de ATV que ha estado utilizando, por medio de una "llave" digital, llamada Llave Criptográfica.
Esta llave permite hacer uso del Facturador Gratuito de Ministerio de Hacienda y poder emitir sus facturas electrónicas.
Es el procedimiento que le explico a continuación.
¿Cómo generar la Llave?
Esta opción, por seguridad, solo está disponible para los usuarios de tipo Obligado Tributario, o sea, usted mismo.
De tal forma, si tiene algún usuario Autorizado (otra persona), para la presentación de declaraciones u otras instancias, éste no podrá solicitar la Llave por usted.
Hay dos tipos de llaves, una de Pruebas (para practicar su uso) y otra de Producción, que es la definitiva.
Se sugiere iniciar con la llave de pruebas para familiarizarse con la herramienta, pero si lo desea puede generar de una vez la llave de producción.
Se usan los mismos pasos para ambas, la diferencia radica en la selección inicial: Prueba o Producción.
Llave de Producción
Vaya a: Comprobantes Electrónicos > Llave Criptográfica de Producción > Generar llave criptográfica en producción.
Es decir, ingrese a ATV y busque la pestaña de Comprobantes Electrónicos en el menú superior, dé clic sobre ella para que se despliegue.
Haga clic en la opción Llave Criptográfica de Producción, que desplegará más opciones.
Escoja Generar llave criptográfica en producción y llegará a la pantalla de la generación de la llave.
Debe crear una contraseña de cuatro dígitos, que deberá recordar luego (así que no la olvidé).
Evite usar números consecutivos, por seguridad, ya que sería muy fácil de adivinar.
Escriba su contraseña en el punto 1. Debe Crear un PIN que Contenga 4 Dígitos y vuela a escribirla en el punto 2. Debe Escribir Nuevamente el PIN para Confirmar.
Marque el punto 3. Soy Usuario del Facturador Gratuito de Hacienda y, después haga clic en Generar.
Aparecerá entonces la opción para bajar el certificado con la Llave Criptográfica, haga clic en Descargar.
Ahora vaya al archivo que acaba de bajar y ábralo.
Al dar Abrir al documento, aparecerá un Asistente para Importación de Certificados, que debe instalar en su computadora.
Dele clic a Siguiente para que el asistente guarde el certificado.
Podrá seleccionar el lugar de almacenaje del archivo o usar el sugerido (usualmente en "Descargas" o "Escritorio", según la configuración de su ordenador) y vuelva a dar clic en Siguiente.
Luego, deberá escribir los cuatro dígitos del PIN, que creó recientemente.
Haga clic en Finalizar para cerrar el Asistente y verá el mensaje "La importación se completó correctamente".
Presione Aceptar o el cuadrito con una X, para cerrar el recuadro.
¿Cómo generar una nueva Llave?
En caso de llegar a perder su archivo de Clave Criptográfica o si el certificado con el que quiere firmar está vencido, puede volver a generarlo.
Primero, se debe revocar la existente, en Comprobantes Electrónicos/ Llave Criptográfica de Producción/ Revocar Llave Criptográfica de Producción.
Luego, para crear una nueva, siga las mismas indicaciones mencionadas anteriormente.
¿Cómo se genera la Contraseña?
Debe obtener un Usuario y Contraseña, que el sistema generará, para permitir el envío y validación de comprobantes.
Esto es diferente al usuario y contraseña con que ingresa a ATV.
Vaya a: Comprobantes Electrónicos > Llave Criptográfica de Producción > Generar Nueva Contraseña en Producción.
Llegará a la pantalla de confirmación, que podrá usar tanto si es la primera vez, como si desea crear una contraseña nueva.
Presione el botón de Aceptar.
Guardar el Usuario y Contraseña
En la última versión del Facturador, esta información aparece de forma automática, por lo que ya no es necesaria guardarla para copiar y pegar.
Regrese a la página de ATV, que seguirá con los datos generados, ya no debe dar clic en Aceptar, ya que generaría una nueva contraseña, la cual invalidaría la anterior.
¿Cómo usar CAByS?
El Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) es un listado de más de 20 mil productos, hecho por el Ministerio de Hacienda y el Banco Central de CR.
Agrupa 10 Categorías principales de Bienes y Servicios, con una jerarquía de subdivisiones en cada categoría.
De la Categoría 0 a la 4 son Bienes (productos físicos terminados) y de la 5 a la 9 corresponde a Servicios.
Cada bien y servicio tiene un código de 13 dígitos, que debe utilizar al emitir sus facturas.
Para accesar al CAByS se hace por medio del sitio del Banco Central. En la cejilla de Indicadores Económicos, busque, Catálogo de Bienes y Servicios.
Puede elegir entre descargar el archivo excel o usar el buscador web.
Sugerencias para el uso de CAByS
- Si maneja bien excel use el archivo, sino use el buscador web.
- Mantenga la calma y espere varios segundos para que los resultados vayan apareciendo.
- Utilice una sola palabra clave para la búsqueda.
- Busque primero en la Categoría que más acerque a lo busca, para ir descartando opciones más rápidamente.
- Recuerde que el Catálogo es de Bienes y Servicios, no de actividades económicas ni profesiones.
- Anote los códigos que necesita, antes de confeccionar sus facturas y revíselos cada vez que los usa, ya que la numeración podría cambiar.
- Los Servicios profesionales, científicos y técnicos (excepto servicios de investigación, desarrollo, legales y contables) se encuentran en la Categoría 8 subcategoría 3.
- Si del todo no encuentra la descripción adecuada, use la opción “n.c.p” (No Clasificado en otra Parte), dentro de la subcategoría que más se acerque.
- Tenga presente que Hacienda advierte que, las tarifas de IVA mostradas dentro del catálogo, son solo una referencia, es decir, podrían estar equivocadas.
Buscador web
Vaya al sitio web del Banco Central https://www.bccr.fi.cr y busque Catálogo de Bienes y Servicios en la sección de Indicadores Económicos.
Tiene dos opciones, buscar en el cuadro de búsqueda con una palabra clave o buscar por Categorías.
Cuadro de Búsqueda
Escriba una palabra clave y presione Enter en su teclado o el ícono de la lupa en el cuadro de búsqueda.
Espere para ver los resultados, que contienen esa palabra, en las diferentes Categorías, al lado izquierdo y la Descripción de los Bienes o Servicios, en la columna derecha.
Al encontrar la descripción correcta, haga clic en el cuadrito junto al Nombre del Bien o Servicio y espere un momento para que aparezca el resultado en los cuadros grises.
Si no encuentra la descripción correcta, presione el botón Reiniciar Búsqueda e intente de nuevo.
Categorías
Haga clic en la Categoría (en el cuadrito con signo +) que mejor se relaciona con el producto que anda buscando, para desplegar las opciones de subcategorías y seguir explorando.
Presione el + de la subcategoría que mejor se adapta a lo que busca y así sucesivamente, hasta encontrar el código con la descripción de bien o servicio que le sirva.
Cuando ya no hayan más subcategorías que mostrar, verá el renglón inferior que indica “Última Línea”.
Sabrá que ha encontrado el código, cuando la descripción incluya al final el porcentaje del IVA entre paréntesis.
Seleccione el bien o servicio en la columna de la derecha, para ver el código correspondiente aparecer en el cuadro gris.
Una vez localizado el código correspondiente, use el clic derecho para copiar el número, que luego tendrá que pegar en la elaboración de su factura.
Búsqueda en el archivo excel
Vaya al sitio web del Banco Central, presione Cabys: Catálogo e Historial de Cambios.
Se realizará la descarga automática del archivo excel en su computadora, en donde podrá abrirlo dando doble clic sobre el nombre del archivo, Catálogo de Bienes y Servicios.
Abra el archivo y use la opción de Filtro aplicado en la columna R “Descripción del Bien o Servicio”, luego escriba la palabra clave del nombre de artículo o servicio que busca y presione Aceptar.
Revise los resultados de la búsqueda y ubique el código correspondiente en la columna Q “Código del Bien o Servicio”.
Intente de nuevo, si no logra encontrar lo que busca.
También puede probar con el filtro en la columna de Categorías.
¿Cómo facturar a alguien en el exterior?
Cada vez es más frecuente esto del trabajo remoto y hay empresas fuera de Costa Rica, que contratan personal en el país.
Si su cliente está fuera de Costa Rica y el servicio o producto que usted le brinda, va a ser utilizado (o consumido) fuera de Costa Rica, se exonera el cobro del IVA.
En ese caso, elija Factura Electrónica de Exportación, en lugar de Factura Electrónica.
No tendrá que pagar el IVA, pero mucho ojo, que sí debe presentar la Declaración D104 del IVA cada mes, aunque no page IVA, ya que sí debe reportar sus ingresos y gastos, que son la base para su declaración de renta.
¿Cómo elaborar la Factura Electrónica?
Vaya a: Comprobantes Electrónicos > Herramienta Gratuita > Facturar.
Es decir, ingrese a ATV y busque la pestaña de Comprobantes Electrónicos en el menú superior, dé clic sobre ella para que se despliegue.
Haga clic en la opción Herramienta Gratuita, que desplegará más opciones.
Escoja Facturar y llegará a la pantalla de Emisión de Comprobante Electrónico.
Seleccione el Tipo de Documento, Factura Electrónica.
Verá los diferentes apartados de la factura, en primera instancia los "Datos del Emisor", o sea, usted.
Tiquete Electrónico
¿Cuándo usar un Tiquete en lugar de una Factura? Se elige el Tiquete Eléctrónico cuando no cuente con los datos de su cliente (el receptor).
Por ejemplo, si su cliente es extranjero y solo cuenta con pasaporte o si su cliente no le brinda el número de identidad.
A diferencia de la factura electrónica, el tiquete no le sirve al receptor para efectos tributarios (ya que no recibirá el archivo xml).
Los Tiquetes tendrán su propia secuencia numérica, separada de las Facturas.
Para sus efectos como Emisor, tanto el Tiquete como la Factura funcionan igual para registrar sus ingresos.
Datos del Emisor
Estos se completarán automáticamente algunos campos con su información según el sistema.
Debe rellenar los demás espacios obligatorios, marcados con un asterisco (*) rojo.
Sucursal: en caso de contar con varios puntos de venta aparecerán los nombres, según los datos que aportó al inscribirse.
Si solo tiene una sucursal y no le ha puesto ningún nombre antes, aparecerá "Sin Descripción". Para colocar una descripción, use el formulario de Modificación de Datos, en el título "¿Si ya estoy inscrito?"
En la factura podrá escribir el Número de la Sucursal y el Número de Caja. Coloque "1" en ambas, si no tiene más de uno.
Los datos en casillas de color gris oscuro no son modificables en el Facturador.
Puede cambiar el email del emisor si lo desea, ese espacio sí se puede modificar.
Datos del Receptor
Seleccione el Tipo de Identificación según corresponda, a quién le va a hacer la factura electrónica:
- Físico nacional: si la factura la va a realizar para una persona.
- Pasaporte: si es a un extranjero.
- Jurídica Nacional: si una empresa u organización.
Escriba el Número de Identificación correspondiente, solo números (sin guiones) y el resto de datos aparecerán de forma automática, al posicionarse en Nombre del Receptor.
El receptor debe también estar inscrito en el Ministerio de Hacienda, de lo contrario no es posible emitir la factura con nombre.
De nuevo verá las casillas de color gris oscuro, que no se pueden modificar y, la de correo electrónico que sí podrá cambiar.
Utilice el email de su cliente, al que desea que se envíe la factura. Escriba sin dejar espacios ni antes ni después.
Datos Encabezado de Factura
Seleccione el Tipo de Documento: Factura Electrónica y aparecerá automáticamente la secuencia o número consecutivo y la fecha del día en tiempo real.
Elija la Condición de la Venta: Contado, Crédito u otras opciones.
Escoja la Moneda Venta: CRC-Colón Costarricense, USD-Dólar Americano o algún otro, según sea su caso.
Si usa otra moneda diferente a los colones, debe indicar el Tipo de Cambio.
Le sugiero utilizar la referencia de los Indicadores Económicos del Banco Central de Costa Rica.
Luego, marque la casilla correspondiente para la Forma de Pago: Efectivo, Tarjeta, Cheque, Transferencia - Depósito Bancario, Recaudado por Terceros u Otros.
Dé clic al botón Guardar Encabezado, si todo está bien verá un recuadro con el mensaje "Insertado Correctamente".
Presione Aceptar para volver a la factura.
Aparecerá entonces los espacios correspondientes al detalle de la factura.
Datos del Detalle de la Factura
Código de Producto o Servicio: Aquí debe buscar el código correspondiente del Catálogo de Bienes y Servicios (CABys).
Presione la lupa en Buscar Producto/Servicio. Seleccione Tipo de Búsqueda Por Código y pegue el código CAByS (que ya buscó previamente) en el cuadro de Detalle de Búsqueda.
Seleccione la información en el recuadro de Productos o Servicios y aparecerá la Descripción de la Línea (que luego puede modificar, para precisar su información).
Debe rellenar las demás casillas obligatorias (con asterisco rojo):
- Unidad de Medida: Servicios Profesionales, metros, kilos, horas, días u otros.
- Cantidad.
- Precio Unitario.
El monto total aparecerá de forma automática, revise que esté bien.
Los montos utilizan 5 dígitos de céntimos o decimales, así que, 100, por ejemplo, se leería 100.00000.
Si tiene algún error puede Limpiar La Línea.
Puede agregar, opcionalmente, otro código propio en Tipo de Código: del Vendedor, del Comprador o de Uso Interno.
Impuestos y Exoneraciones
Para cada línea de su factura, debe incluir el Impuesto al Valor Agregado.
En el título Tipo de Impuesto, haga clic en Seleccione, para ver el menú desplegable y presione Impuesto al Valor Agregado.
En Código de la Tarifa, seleccione Tarifa General 13%.
Verá que los datos del impuesto se genera de forma automática.
Haga clic en Guardar Impuesto y luego en Aceptar el mensaje de "Registro de Impuesto Agregado".
En el título del Detalle de las Líneas Facturadas, dé clic en Guardar Línea.
Al estar todo está bien verá el mensaje "Línea de Factura Agregado", dé clic en Aceptar para volver a la factura.
En caso de necesitar más líneas que agregar, repita el procedimiento.
Puede usar la X debajo de Excluir, si hizo alguna línea con algún error.
Revise que todo esté correcto, si necesita corregir algo regrese deslizando arriba al Detalle de Líneas Facturadas y haga los cambios.
Hay otro subtítulo desplegables: Documentos de Referencia. Si está emitiendo una factura no lo necesitará.
Y Otros, en caso de que desee escribir alguna nota adicional (es opcional).
La numeración consecutiva automática, muestra los ceros a la izquierda, por lo que en su primera factura, verá un montón de ceros antes del 1.
Al final, verá en Totales de la Factura la información generada, en casillas de color gris oscuro, que no puede modificar ahí.
Validar y Firmar
Ahora, debe dar clic al botón Validar Documento y luego Sí al mensaje de confirmación.
Verá el recuadro de "Documento validado y almacenado con éxito", haga clic en Aceptar.
Luego, dé clic al botón de Firmar Documento.
Llave Criptográfica
Verá aparecer un cuadro de Abrir documentos.
Debe buscar el archivo con su llave (que ya descargó en su computadora) y es el ícono de un sobre abierto con una llave al lado.
Ubique el archivo y selecciónelo con un clic, para que aparezca el dato en la casilla de Nombre (que empieza con su número de cédula) y dele doble clic o haga clic en el botón Abrir.
Si aparece algún error, verifique que su página de la factura se encuentre abierta en el navegador, ya que podría perder la conexión.
También, puede Validar de nuevo y volver a copiar el hash o firmar, ya que, en caso de tardar mucho, el sitio web podría estar en un receso.
PIN
Ahora debe escribir su PIN de cuatro dígitos (¿se acuerda?, eso también ya lo ha creado) y dé clic en Aceptar.
Ahora verá que el Usuario y Contraseña ya están digitados (antes había que escribirlos cada vez).
Enviar
Presione el botón de Enviar XML Firmado.
Si tarda demasiado tiempo, verá el anuncio de "tiempo caducado" y deberá ingresar al sistema de nuevo.
No se preocupe, al volver a seleccionar el Tipo de Documento como Factura Electrónica, recibirá un mensaje que cargará la información guardada como borrador.
Termine la factura y repita el procedimiento de Validar.
Si todo salió bien recibirá el mensaje "Archivo Recibido Correctamente. Archivo Validado Correctamente".
Haga clic en Aceptar. Un archivo pdf con su factura se descargará automáticamente en su computadora.
Guarde el archivo pdf y xml, por seguridad, en varios lugares: su ordenador, un disco externo o USB, en la nube (en Google Drive, DropBox, etc.), a su mismo email.
Recibirá una copia de los archivos en su Buzón de usuario en ATV, así que, en caso de que la descarga no se complete, puede bajarlos desde ahí.
Una copia también será enviada de forma automática a la dirección de correo electrónico que haya suministrado en los datos del receptor.
A veces el sistema falla en este envío, así que puede consultar con su cliente o enviar una copia por correo electrónico.
Finalizar
De forma automática el sistema genera un nuevo comprobante en blanco con la numeración siguiente.
Es decir, si emitió la factura 1, se generará la 2, para que haga la siguiente factura.
Las posteriores facturas le serán cada vez más fáciles de manejar, así que tranquilidad.
Si no requiere otra factura, puede ir al Buzón para ver sus comprobantes.
Para ir al Buzón, presione el ícono de sobre, parpadeando en rojo y azul, arriba a la izquierda, junto a la información de usuario Obligado Tributario (o Autorizado).
Al ingresar al buzón, vaya a la sección de Comprobantes y verá 3 nuevos mensajes de Comprobantes electrónicos, que corresponden a:
- Factura electrónica (pdf)
- Acuse de recibido
- Comprobante (xml)
Es importante que guarde los archivos tanto pdf como xml, para su posterior uso en la declaración de impuestos, ya que el sistema de ATV los mantiene activos por solo 2 meses.
Para terminar puede Salir del ATV, opción arriba a la derecha, luego de su nombre de usuario.
¡Felicidades! ¡Ha terminado su factura electrónica!
Cómo usar las Plantillas del Facturador
Si tiene clientes recurrentes, ahora puede usar las Plantillas.
Primero debe crear las plantillas que desea y luego puede usarlas, para cargar siempre los mismos datos sin tener que escribirlos cada vez.
Vaya a Comprobantes Electrónicas > Herramienta Gratuita > Mantenimiento para el Facturador > Mantenimiento Plantillas.
Presione el botón Agregar Plantilla.
Dele un nombre a la plantilla, para ubicarla con más facilidad. Por ejemplo, el nombre de su cliente o como lo identifique mejor.
Escriba el nombre en el cuadro Nombre de la Plantilla.
Elija el Tipo de Documento en el menú desplegable, en este caso, Factura Electrónica.
Continue llenando el resto de la información, como lo haría en una factura regular.
Tiene la opción de incluir la información hasta Datos del Encabezado de la Factura o, hasta el final, agregando además el Detalle de la Factura, el IVA y las Líneas Facturadas.
Una vez que haya terminado, dé clic en Guardar Plantilla.
De regreso en Mantenimiento de Plantillas, puede agregar más plantillas y editar o eliminar las que haya creado.
Ahora podrá, al emitir sus facturas, seleccionar las plantillas creadas.
Le sugiero guardar esta publicación, para que le sirva de guía, mientras se acostumbra al uso del Facturador.
ATV fuera de servicio
Desde el 18 de abril y hasta junio 2022 el portal de ATV estuvo fuera de servicio, con el fin de contener y tratar de solventar el ataque de hackers presuntamente rusos.
Como plan de contingencia, Hacienda estableció el uso temporal de comprobantes físicos autorizados (y posteriormente, cuando el servicio funcionara, realizar los electrónicos).
Los sistemas privados de facturación no fueron afectados.
Preguntas Frecuentes
- ¿Cuál es la diferencia entre Factura Electrónica y Factura Electrónica de Compra?: La Factura Electrónica es un comprobante de venta de bienes/servicios y la Factura Electrónica de Compra se emite al adquirir un bien/servicio cuando el contribuyente no está obligado a emitir un comprobante electrónico.
- ¿Qué es una Factura Electrónica de Exportación?: Es un comprobante electrónico que se usa en la exportación de bienes/servicios/intangibles que se realizan desde el territorio nacional hacia el exterior.
- ¿Se puede usar un Tiquete Electrónico para justifica gastos? No, los Tiquetes están autorizados únicamente para operaciones con consumidores finales y no pueden ser usados para justificación de gastos o créditos.