¿Cómo anular una factura en ATV? Ha hecho una factura y no se dio cuenta de que había un error. Ahora debe anularla y no sabe bien cómo.
He recibido varias consultas sobre este tema, así que, aquí va la guía paso a paso de cómo anular una factura en ATV.
¿Cómo anular una factura?
La factura no se puede anular propiamente pero, sí se puede modificar una factura ya emitida por medio de una Nota, tanto de Débito como de Crédito.
Desde el punto de vista del emisor, la Nota de Crédito resta o disminuye el monto de la factura emitida y una Nota de Débito suma o incrementa el monto facturado.
En general, puede hacer:
- Nota de Crédito para eliminar por completo un documento de referencia.
- Nota de Débito para eliminar una Nota de Crédito.
- Notas de Crédito o Débito para corregir los montos de otro documento.
Por ejemplo, en el caso de errores en el monto, IVA incorrecto, incluir un descuento, devoluciones o cambios en el tipo de moneda.
En este caso, explico cómo "anular" por completo una factura por medio de una nota de crédito.
Hay 2 formas de ingresar por diferente medio, ambos en la Herramienta Gratuita:
- Consultar Comprobantes
- Emitir Nota en el Facturador
Es más fácil ingresar por medio de la Consulta de Comprobantes, a una factura que ya haya hecho.
La diferencia radica en que, en esta Consulta, solo se pueden ver facturas emitidas en los últimos 2 meses.
Así que, si la factura a anular es más antigua, debe usar el Facturador.
¿Cómo anular una factura en Consultar?
Ingrese a ATV con el usuario y perfil, que emitió la factura errónea.
Vaya a la pestaña de Comprobantes Electrónicos - Herramienta Gratuita - Consultar Comprobantes.
Aparecerá la pantalla Consultar Documentos, en el Criterio de Búsqueda seleccione Avanzada y haga clic en Consultar.
Una vez procesada la búsqueda, se muestra los datos de todos los comprobantes emitidos en los últimos dos meses.
También podría hacer una Búsqueda Específica, pero para esto necesita escribir los 20 dígitos del documento que desea anular.
Ya sea que use la opción Específica o Avanzada, verá las líneas con los títulos de: Número de Consecutivo del Comprobante, Clave del Documento, Tipo de Documento, Nombre Comercial (cuando aplica) y la Fecha de Emisión.
Luego se encuentra la columna de Generar NC y Generar ND.
En la línea que corresponde a la factura que desea anular, presione Nota Crédito, que aparece en color azul, denotando que es un enlace.
Los datos se cargarán de forma automática y verá el cuadro "Insertado Correctamente", dé clic a Aceptar.
Tenga en cuenta que, las Notas, tienen su propio consecutivo de 20 números.
Así que, si es la primera vez que realiza una Nota de Crédito, los últimos números serán 001.
Verá toda la información de la factura. Baje hasta Documentos de Referencia.
Documentos de Referencia
En Código de Referencia, seleccione Anula Documento de Referencia y en Razón escriba el motivo de la anulación.
Haga clic en Guardar Referencia.
Aparecerá un cuadro o ventana con la indicación de "Registro de Documento de Referencia agregado", haga clic en Aceptar.
¿Cómo modificar la factura sin anularla completamente?
Para realizar una modificación, elija otra opción en el Código de Referencia, que no sea la de Anular Documento.
Podría ser:
- Corrige Texto del Documento de Referencia.
- Corrige Monto.
Validar
Los pasos que siguen, son iguales a los que realiza al emitir una factura.
Debe Validar, Firmar con SignumOne o usar el Hash, abrir el Firmador, usar la Llave Criptográfica, escribir su usuario y contraseña.
Si esta parte de la validación, aún no la maneja bien, siga la explicación completa en Factura Electrónica en Costa Rica.
Recuerde que el Firmador ahora tiene versiones para Windows, Mac y Linux.
¡Listo! Ya sabe cómo anular una factura en la consulta de comprobantes.
Una vez anulada la factura errónea, emita nuevamente la factura con la información correcta.
Si la factura a anular ha sido emitida más de dos meses atrás, como mencioné antes, no la verá en la consulta de comprobantes.
Entonces, si es así, siga leyendo, para ver cómo anular una factura por medio del Facturador.
¿Cómo anular una factura en el Facturador?
Igual que el caso anterior, debe ingrese a ATV con el usuario y perfil, que emitió mal la factura.
Vaya al menú de facturación regular, igual que cuando va a hacer una factura nueva.
Es decir, ingrese a Comprobantes Electrónicos - Herramienta Gratuita - Facturar.
Elija en Tipo de Documento la Nota de Crédito Electrónica.
Datos del emisor
Ingrese los datos del emisor, igual a los ingresados en la factura que desea anular.
Debe incluir, la información obligatoria, que es el nombre comercial, el número de sucursal y el número de caja.
Sugiero que, tenga a mano el documento (pdf) que va a corregir, para que vea los datos y pueda anotarlos nuevamente.
Datos del Receptor
Luego, haga clic en la línea Datos del Receptor, para que estos se desplieguen.
Estos datos no son obligatorios, así que la sección no se muestra inicialmente y por eso hay que seleccionarla para que se abra.
Por esta misma razón, ese podría ser su error, haberla omitido al confeccionar la factura.
Introduzca la información del receptor, según los datos de la factura errónea.
Por ejemplo, si se equivocó en el número de cédula de receptor, digite el dato equivocado.
Si su error fue que, no introdujo ningún dato del receptor, déjelo en blanco.
Datos del Encabezado de Factura
En la sección de Tipo de Documento (del Encabezado), en lugar de escoger la opción de Factura Electrónica, seleccione Nota de Crédito Electrónica.
Luego, ingrese los mismos datos de la factura errónea, la que quiere corregir.
Si utilizó mal el tipo de moneda de venta, use de nuevo la moneda equivocada.
Dele clic a Guardar Encabezado.
Aparecerá entonces el aviso "Insertado correctamente". Haga clic en Aceptar.
Una vez guardados los datos del encabezado, aparecerá la sección del detalle de la factura.
Datos del Detalle de la Factura
Escriba la información de la factura errónea y después haga clic en Guardar Línea.
Agregue las líneas que sean necesarias, para completar la factura original que desea anular.
Por cada línea, verá el recuadro "Línea de factura agregado". Dele clic en Aceptar.
Luego, viene un detalle importante, los documentos de referencia, que solemos no utilizar al confeccionar la factura, ahora sí será necesario.
Documentos de Referencia
Así que, dele clic al título de Documentos de Referencia, para desplegar la sección.
En Tipo de Documento, seleccione Factura Electrónica.
Continúe con el Código de Referencia y escoja Anula Documento de Referencia.
Luego, en el espacio bajo Número de Documento, escriba el número de la factura que desea corregir, tal y como aparece en la factura errónea. Es decir, 20 dígitos en total.
Después, en la caja bajo Razón, escriba el motivo por el cual desea anular la factura.
Seleccione la Fecha de Emisión, de la factura a anular, en el cuadro de calendario que aparece al situarse en la casilla.
Dele clic a Guardar Referencia.
En el cuadro "Registro de Documento de Referencia agregado", haga clic en Aceptar.
Luego Valide, como ya expliqué en el método anterior, igual que al emitir una factura nueva, el Firmador y la Llave.
Emita, si es necesario, una nueva factura con la información correcta.