Guía paso a paso para presentar la Declaración D104 IVA o Impuesto del Valor Agregado, en Costa Rica, para Persona con Actividad Lucrativa en el Régimen Tradicional.
Recuerde que, si es contribuyente, debe presentar la Declaración D104 IVA (y pagar el impuesto, de haber) en los primeros 15 días naturales del mes siguiente, aún si no recibe ingresos o solo use facturas de exportación sin IVA.
Entonces, si declara por ejemplo el mes de enero, debe realizar la presentación y pago del IVA a más tardar el 15 de febrero.
El pago del IVA entró a regir en Costa Rica desde el 15 de julio de 2019.
Este artículo fue publicado originalmente en 2019 y actualizado por última vez en 2024.
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- ¡Muy fácil de usar!
- Cuenta con fórmulas automáticas para mostrar el IVA en sus ingresos, el tipo de gasto y el IVA a acreditar en su Declaración D104.
- Podrá crear una copia del documento o descargar en su computadora para editarlo.
- Dispone de una hoja para sus ingresos y otra para sus gastos, además de las instrucciones.
- Sabrá cuál es el total de IVA a pagar.
- Además, facilitará la información para su declaración anual de Renta D101, ya que contiene una sumatoria automática de ingresos y gastos con y sin IVA, según el tratamiento dado en las declaraciones de IVA mensual.
- Asesoría (opcional gratuita) virtual para el primer mes de uso de la plantilla.
Antes de llenar la Declaración D104 IVA
Una hoja de cálculo será su mejor aliado, ya sea que use Excel, Google Sheets o Numbers. Por ejemplo, ¡Mi Plantilla!
Antes de abrir el formulario en ATV para completar la información, le sugiero revisar y tener a mano, lo siguiente:
- El total de sus ventas o ingresos durante el mes a presentar, separado por cada actividad económica que realice y por tarifa (%) de impuesto.
- El total de sus compras mensuales, según cada actividad económica, separado según sean bienes o servicios y la tarifa del IVA. Para este ejemplo, son al 13%.
- Verifique que su actividad económica o actividades estén actualizadas en el sistema de Hacienda (ATV). Si hay alguna actividad que deba agregar o eliminar, hágalo antes en la pestaña de Registro Único Tributario.
- Tenga presente que, debe presentar la declaración D104 IVA cada mes, aunque sus ventas sean cero en ese mes.
- La moneda debe ser colones costarricenses. Si cobra en dólares u otra moneda, use los montos en colones según el tipo de cambio del Banco Central de Costa Rica.
- Si el formulario no le permite decimales, use números enteros sin decimales, redondeando a la unidad más cercana.
Voy a suponer que, es un profesional o trabajador independiente, al igual que yo, por lo que es probable deba llenar el formulario por su cuenta.
Es decir que esta guía corresponde a la presentación del IVA de un 13%, en actividades de servicios profesionales en el mercado local.
Con ingresos por medio de efectivo, depósitos y transferencias, es decir, sin tarjetas de crédito. Con compras de bienes y servicios en el mercado local.
Si su situación es otra, le sugiero consultar con un contador profesional.
ATV - Declaración D104 IVA
Use un navegador compatible, por ejemplo Chrome o Explorer. Si utiliza uno sin compatibilidad, por ejemplo Safari, recibirá un aviso indicando que use otro.
Para iniciar con la declaración, ingrese a ATV.
Vaya a la pestaña de Declaraciones y de clic en Presentar Declaración de Impuestos.
Llegará a la pantalla de presentación y verá la línea llamada Formularios, que tiene un menú desplegable, haga clic en Seleccione, para abrirlo.
Elija la opción D104 -2- Declaración Jurada del Impuesto al Valor Agregado.
Al seleccionarlo, aparece un cuadro con la línea de Periodo, haga clic en Seleccione para desplegar las opciones y presione el año correspondiente.
Luego, verá la opción de Mes, haga clic en Seleccione y elija el mes correspondiente (el mes anterior al actual).
Por ejemplo, si estamos en el mes de febrero, se presenta el mes enero. Esto comprende desde el 1º al 31 de enero, o sea, todo el mes.
Después, haga clic en Llenar Formulario, para abrir la declaración.
Llenar Formulario Declaración D104-IVA
Leerá una advertencia que indica que, se guardarán los datos ingresados para cada actividad económica, sólo al presionar Validar y Guardar.
Puede usar el botón Guardar Borrador, para evitar perder los datos que vaya anotando.
Adicionalmente, advierte que la sesión se cerrará si hay 10 minutos de inactividad y los datos no guardados se perderán.
Presione Seleccione una actividad, para ver la lista desplegable con las opciones disponibles, según las actividades (una o más) que haya inscrito en Hacienda.
Seleccione la actividad, para que se muestre el formulario.
Verá dos apartados, Ventas del Período y Compras del Período, que veremos a continuación.
Ventas del Período
En las ventas del período, tiene 3 opciones para marcar Sí o No.
Serían: las Ventas Sujetas (Base Imponible), Ventas Exentas (Artículo 8) y Ventas No Sujetas (Artículo 9).
Debe marcar Sí o No en cada renglón, según sea su caso de las ventas a declarar.
Al seleccionar Sí en cualquiera de los apartados, se generan automáticamente los campos correspondientes a cada uno.
Si desea ver más información, puede presionar el botón azul de Ver Ayuda, ubicado debajo del título de Ventas del Período.
Este contiene gran cantidad de información, sobre el período y los 3 tipos de ventas.
Para salir de la Ayuda, presione el botón gris de Aceptar, al final del recuadro.
Marque Sí en Ventas Sujetas (Base Imponible) y verá que se despliegan todas las opciones del IVA con los diferentes porcentajes.
Por el momento, la tarifa general del IVA es del 13%. Luego tendrá algunos incrementos, hasta llegar al 15%.
Por lo tanto, marque Sí en Bienes y Servicios afectados al 13% y verá desplegarse el cuadro con las posibles opciones.
Use el renglón con ese nombre y coloque el cursor en el campo bajo el título de Afectas 13%.
En mi caso, que son servicios profesionales, hago uso del renglón de Servicios.
Escriba el monto total de sus ventas netas (sin IVA incluido) durante el mes, según sea su caso, para la actividad económica seleccionada.
Esto es, la sumatoria de sus Facturas Electrónicas.
Haga clic fuera de la celda, para que se totalicen la cifra que colocó. Los totales se mostrarán en números enteros, sin decimales.
Recuerde marcar NO en todas las demás opciones. Si queda alguna opción sin marcar, recibirá un aviso para hacer la corrección.
¿Generó Notas de Crédito?
Use la casilla “Crédito por devoluciones sobre ventas y en consignación”, en la sección de Créditos fiscales, para incluir el total de las notas de crédito generadas en sus ventas.
¿Cómo declarar IVA con cero ventas?
Para declarar IVA en cero, tan solo marque NO en todas las tres opciones de Ventas el Periodo.
Compras del Período
De nuevo, es necesario marcar Sí o No a cada uno de los campos en esta sección.
En este ejemplo, se realizan de dos tipos, las Compras con IVA Soportado Acreditable y las Compras sin IVA Soportado y/o IVA Soportado no Acreditable.
Por lo que se marca Sí en ambos casos, para incluir gastos relacionados con la actividad económica y otros gastos, no relacionados directamente, como los gastos administrativos.
Verá que se muestra el cuadro de compras con todas las opciones disponibles, según el tipo y la tarifa del impuesto.
Complete la tabla con los montos totales de sus compras, sin IVA, durante el mes.
En mi caso, por ejemplo, son Bienes y Servicios, con IVA al 13% y, sin IVA soportado.
Todas las compras deben contar con el respaldo del Archivo XML Aceptado o la Factura Electrónica de Compra.
Recuerde marcar NO, en las demás opciones.
Una vez escritos los montos, dé clic fuera de la tabla, para que se totalicen las cantidades.
¿Cómo declarar con cero gastos?
Para declarar gastos en cero, solo marque NO en todas las opciones de Compras del Periodo.
Validaciones
Una vez completados los datos, presione el botón Validar y Guardar.
Una vez validado y guardado, el formulario se mantendrá con los datos aportados.
Si sale antes de este paso o el sistema lo saca por tiempo, la información se perderá.
Verá una ventana emergente con el mensaje "La actividad económica se validó y guardó correctamente, complete la siguiente actividad económica."
Dé clic en Aceptar.
Si tiene más de una actividad económica, seleccione la siguiente actividad y repita los pasos de ventas y compras correspondientes.
Valide de nuevo para cada Actividad Económica, según sea su caso.
Una vez completadas todas las Actividades o, si solo tiene una actividad económica, presione el botón Ir al Consolidado, para seguir con el formulario.
Consolidado de Ventas
El resumen de las ventas del período se muestra solo si presiona el nombre en azul Ver Consolidado de Ventas.
Se oculta al volver a presionarla.
En caso necesario de realizar alguna corrección de actividades, haga clic en el botón azul que dice Ir a Modificar Actividades.
En los apartados siguientes verá otros tipos de ventas: Casinos y Juegos de Azar y, Venta de Bienes Usados.
Debe marcar la casilla NO en cada uno de los cuatro renglones, ya que en este ejemplo, las ventas corresponden a servicios profesionales.
Es decir, no hay ventas por Casinos y Juegos de Azar, ni hay Ventas De Bienes Usados.
Haga clic en Validar y luego en Aceptar el mensaje de confirmación, para cada tipo de venta.
A continuación, se encuentra el título de Impuesto por Ventas y Transacciones Sujetas.
Estos se calculan automáticamente, por lo que las casillas se encuentran en gris y no son modificables.
Aquí, presione el botón azul de Validar.
Verá el mensaje "Validación de apartado 'Impuesto por Ventas y Transacciones Sujetas' correcta". Presione Aceptar.
Posteriormente, se encuentra el Consolidado de Compras.
Consolidado de Compras
Igual que el resumen de ventas, se muestra y oculta al presionar el nombre en azul Ver Consolidado de Compras.
Aquí se ve el detalle según el tipo de compra y la tarifa del impuesto.
Se ve luego el desglose de los Créditos Fiscales generados por Compras.
Estos son los impuestos pagados por las compras que haya realizado, que estén sujetas al IVA.
Escriba los montos correspondientes, según sea el concepto y la tarifa del impuesto.
Use Crédito por Compra de Bienes -Locales (para bienes) y Crédito por Adquisición de Servicios -Locales (para servicios).
En ambos casos son Locales, ya que son compras en el territorio nacional.
Coloque la suma de los montos de IVA que pagó.
Haga clic fuera de la tabla, para actualizar los montos totales.
Créditos Fiscales
Este Crédito Fiscal se refiere al IVA pagado en la compra de bienes o servicios directamente relacionados con las ventas de su actividad económica.
Verá el selector de Créditos Fiscales.
Se lee en la casilla: Créditos fiscales aplicables por transacciones destinadas indistintamente a operaciones sin derecho y con derecho a crédito de una sola tarifa (Art. 24).
Marque la casilla NO y luego presione el botón de Validar.
En este ejemplo se marca No, ya que las compras realizadas en el periodo fueron hechas con el 13% del IVA.
Verá el mensaje "Validación de apartado 'Créditos fiscales generados por compras' correcta". De clic en Aceptar.
¿Recibió Notas de Crédito?
En teoría, se debe usar la casilla “Devoluciones a Proveedores”, para anotar el total de las Notas de Crédito recibidas en sus compras.
Para esto, vaya a las Ventas del Periodo y marque Sí en Total de Otros Rubros a Incluir en la Base Imponible.
Verifique que el monto sea restado y no sumado, a su total de ventas.
En caso de ser sumado, cosa que podría suceder, es mejor incluirlo en sus ventas, es decir, declarar sus ventas menos sus notas de crédito.
¿Cómo respaldar el IVA de compras a Régimen Simplificado?
Si alguno de sus gastos fue realizado a través de una persona o empresa contribuyente en el Régimen de Tributación Simplificada, usted debe emitir una factura electrónica de compra.
Ya que requiere el respaldo del IVA soportado (para que sea acreditable) y contar con un comprobante físico no es suficiente. Recuerde que, ese comprobante además, debe cumplir con los lineamientos o requisitos mínimos, establecidos por la normativa.
Estimación y Liquidación Anual de la Proporcionalidad
La proporción (porcentaje o prorrata) se calcula en diciembre de cada año, tomando en cuenta el año calendario anterior.
Se aplicará provisionalmente a cada declaración en el periodo fiscal siguiente (de enero a diciembre).
Es decir, debe usar el mismo porcentaje, establecido en diciembre anterior, durante todas sus declaraciones mensuales del IVA de todo el año.
En caso de usar un porcentaje nuevo cada mes, para determinar su proporcionalidad, estaría incurriendo en un error en la determinación de su impuesto.
Este uso de la proporción, surge de un error de diseño en ATV. Ya que inicialmente no se tomó en cuenta el hecho de que hay obligados que venden y compran bienes y servicios con diferentes porcentajes del IVA.
Se solventa con este asunto del porcentaje calculado, sin embargo, espero que a futuro puedan resolverlo de una manera más amigable con el usuario.
De acuerdo a Hacienda, si el contribuyente no cuenta con la información o es si está iniciando su actividad económica, debe usar un estimado con base a sus proyecciones.
O sea, batear con algún fundamento.
No Aplica Proporcionalidad
Si las condiciones no cambiaron de un año a otro, no es necesario hacer la proporcionalidad. Por ejemplo, si todas sus ventas fueron con IVA de 13% en esos años.
En ese caso, tiene derecho a acreditarse el 13% del IVA de sus compras.
Sí Aplica Proporcionalidad
Si vende con diferentes categorías de IVA (13%, 4%, 2%, exento, etc) o sus ventas cambiaron de categoría con respecto al año anterior, entonces no tiene derecho a acreditarse el IVA de sus compras al 13% y debe aplicar una proporción.
Es obligación del contribuyente calcular el Crédito Fiscal Proporcional del IVA.
Por tanto, en diciembre debe indicar SÍ y se despliega una tabla que debe llenar.
En teoría, todo el año tuvo que usar la proporcionalidad que determinó en diciembre anterior y ahora, en la declaración de diciembre, hacer una liquidación.
También, marque SÍ si es la última declaración del IVA que presenta, por desinscripción como Contribuyente ante la Administración Tributaria.
Para obtener la proporcionalidad debe tener el monto total de sus ventas separado en los siguientes rubros subtotales:
- Con derecho a crédito pleno (sus operaciones de ventas con 13% del IVA).
- Con tarifa reducida (sus operaciones de ventas con 8%, 4%, 2%, y 1% de IVA) y sin derecho a crédito (sus operaciones de ventas exoneradas del IVA). Estos montos no deben incluir el IVA.
Y el total de sus compras, con la tarifa del IVA correspondiente.
Cálculo de la proporcionalidad
Para cada uno de sus subtotales de ventas: el monto del subtotal se divide entre el monto total de sus ventas y se multiplica por 100.
Le detallo a continuación:
- Crédito pleno: el monto total de sus ventas con derecho a crédito pleno lo divide entre el total de sus ventas y lo multiplica por 100, esto le da la proporción de crédito pleno, expresado en dos decimales. Esto, lo multiplica por el impuesto soportado en sus compras de bienes y servicios, y el resultado es el crédito aplicable.
- Por cada una de sus tarifas reducidas: el monto total de sus ventas con tarifas reducidas lo divide entre el total de sus ventas y lo multiplica por 100, esto le da la proporción de crédito reducido, expresado en dos decimales. Esto, lo multiplica por las compras realizadas con una misma tarifa sin considerar el IVA y el resultado lo multiplica por la tarifa correspondiente a la compra (que no debe superar la tarifa reducida de la operación que le da derecho al crédito).
- Sin derecho a crédito: el monto total de sus ventas exoneradas lo divide entre el total de sus ventas y lo multiplica por 100, esto le da la proporción sin derecho a crédito. Esto, lo multiplica por la suma del impuesto soportado en sus compras de bienes y servicios. El resultado lo puede usar como un costo o gasto y no es aplicable como crédito fiscal.
Proporcionalidad con 13%
Si vende solo con el 13% del IVA, el monto de sus operaciones con el derecho a crédito pleno (13%) son iguales al monto total de sus operaciones de venta.
Por lo que, su proporción de crédito pleno es 100% y su crédito aplicable es de 13%.
Uso de datáfonos
Para quienes cobren a sus clientes a través de datáfonos, se encuentran sujetos a la retención del IVA por parte de la entidad bancaria (dueña del dispositivo).
Estas retenciones no deben usarse como un saldo a favor del impuesto.
La forma correcta de compensarlo es hacer uso la casilla "Retenciones pagos a cuenta del impuesto", para declarar esos montos retenidos.
Tenga presente que debe contar con una forma adecuada de sustentar esta aplicación de saldos a favor, por lo que, la trazabilidad de la información es de suma importancia.
Determinación del impuesto por operaciones gravadas del período
Los datos son mostrados automáticamente en los cuadros de color gris.
Aquí se muestra el Impuesto Generado por Operaciones Gravadas y el Total de Créditos del Periodo.
Si el impuesto generado en sus ingresos gravados es mayor que el impuesto pagado en sus compras gravadas, resulta un monto por la diferencia, a pagar a Hacienda.
Que se muestra como Impuesto Neto y como Impuesto Final, al no existir operaciones en diferentes tarifas.
Revise la información y presione Validar y luego Aceptar el recuadro de "Validación de apartado 'Determinación del impuesto por operaciones gravadas del período' correcta".
Liquidación de Deuda Tributaria
En esta sección verá algunos renglones en color blanco y otros en amarillo.
En caso de no haber retenciones, ni saldos a favor, ni créditos por compensar, las casillas blancas quedan todas en cero.
Presione Validar y espere mientras el botón se muestra en Procesando.
Una vez validado, se genera, automáticamente, el monto de la Deuda Tributaria, Intereses y el Total de la Deuda por Pagar, en las casillas amarillas.
El botón de Validar cambiará a Presentar.
Haga clic en Presentar para concluir con la declaración.
Luego Aceptar el mensaje ¿Desea presentar la declaración del IVA?
Verá de nuevo el botón en Procesando.
Una vez terminado el proceso llegará automáticamente a la pantalla de Resumen de la Declaración Jurada del Impuesto al Valor Agregado.
Esta indica la presentación exitosa del periodo presentado, el nombre del contribuyente y el número de identificación, así como el número asignado, la fecha y hora en que fue realizado.
Haga clic en Descargar Acuse de Recibo y Descargar el Detalle de la Declaración, para guardar en su computadora los pdf correspondientes.
Luego puede hacer clic en Salir, en la esquina superior izquierda.
Pago del IVA según su Declaración D104 IVA
En caso de ser necesario el pago de impuestos, es decir, si la declaración no está en cero, debe realizar el pago para concluir el proceso.
Una vez presentada la Declaración D104 IVA, será automáticamente cargada para su cobro en el Sistema de Conectividad bancaria nacional.
Puede ser el Banco de Costa Rica, BAC San José, Coopenae y el Banco Nacional, tanto físico como en línea.
El pago se realiza con solo el número de identificación del obligado tributario.
También, por medio del Débito en Tiempo Real (DTR) dentro de ATV.
Recuerde realizar el pago antes de la fecha de vencimiento, a más tardar los días 15 o siguiente día hábil si el 15 cae en un día no hábil.
Una vez realizado el pago, recibirá una notificación en su bandeja de mensajes dentro de ATV.
Le sugiero que descargue el Acuse de Recibo del pago realizado.
Espero que haya sido de utilidad y puede presentar su Declaración D104 IVA bien hecha y a tiempo.
IVA en Alquileres
Los alquileres pagan el IVA del 13%, pero los alquileres habitacionales están exentos si el alquiler mensual es menor a 1.5 salarios base.
Si el alquiler es superior al monto exento, paga IVA sobre la totalidad.
Están exentas las Pymes inscritas en MEIC o MAG con trámite en Exonet, si el alquiler no supera ese monto.
Preguntas Frecuentes -Declaración D104 IVA
¿Dónde consigo el formato excel de la Declaración?
En la página de ATV antes de ingresar, en Formulario fuera de línea.
Si anulo una factura el mes siguiente de emitirla, ¿debo pagar el IVA?
Sí, debe pagar el IVA en el mes correspondiente a la emisión y luego en el mes de la nota de crédito, compensa el pago del IVA.
¿Puedo incluir el pago de teléfono e internet acreditable para IVA?
Solo si lo usa directamente para su actividad comercial. Si comparte el uso con actividad personal, debe usar la relación de tiempo, para acreditar solo la parte de su actividad.
¿Esos gastos se usan en la Declaración de Renta?
Correcto, son los gastos para el cálculo de la renta anual.
Si genero una factura de contado pero no me pagaron en ese mes, ¿debo incluir la venta en la declaración del IVA?
Sí, debe incluirla y pagar el IVA correspondiente en el mes en que se generó la factura o "anularla" el último día del mes y generar una nueva el mes siguiente.
Si ya presenté la declaración pero me equivoqué, ¿cómo lo corrijo?
Puede presentar de nuevo la declaración, antes de realizar el pago y marcar la casilla "Rectificativa", en el primer segmento del formulario.
¿Cuánto tiempo debo conservar mis documentos de Hacienda?
Al menos por 5 años.
¿Hay información de Hacienda?
Sí, en Normativa.
¿Me puede recomendar un contador?
Claro: HyH Servicios
ATV estuvo fuera de servicio, por el hackeo de presuntos rusos, desde el 18 de abril hasta el 13 de junio de 2022.
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